Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i zarabiasz na zagranicznych platformach, takich jak OnlyFans, Fansly czy podobne serwisy subskrypcyjne?
W takim przypadku od 2026 roku warto bardzo dokładnie sprawdzić, jak wygląda u Ciebie obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Ten temat dotyczy nie tylko dużych firm i spółek. Co do zasady obejmuje również JDG, także wtedy, gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT.
Najważniejsze jest to, że samo „bycie zwolnionym z VAT” nie oznacza automatycznie braku obowiązku korzystania z KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ma objąć co do zasady pozostałych podatników, a forma prawna działalności nie ma tu decydującego znaczenia. Zwolnienie z VAT do 240 tys. zł rocznie nadal może Ci przysługiwać, ale to nie jest to samo co wyłączenie z KSeF.
Czy ten obowiązek dotyczy też osób zwolnionych z VAT?
Tak — i to jest jedna z rzeczy, która budzi dziś najwięcej nieporozumień.
Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że co do zasady każdy podatnik, czynny i zwolniony, który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF zgodnie z harmonogramem wdrożenia. Jednocześnie od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT został podniesiony do 240 tys. zł, ale samo korzystanie z tego zwolnienia nie wyłącza automatycznie obowiązkowego KSeF.
To oznacza, że wiele osób prowadzących JDG błędnie zakłada: „nie jestem VAT-owcem, więc KSeF mnie nie dotyczy”. W praktyce to zbyt duże uproszczenie.
Od kiedy trzeba wejść w KSeF?
Co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF ma wejść od 1 kwietnia 2026 r. dla „pozostałych podatników”, czyli m.in. typowych JDG. Jednocześnie do końca 2026 r. przewidziano przejściowe ułatwienie dla najmniejszych podmiotów: jeżeli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. Jeżeli limit zostanie przekroczony, obowiązek pojawia się od faktury, którą przekraczasz ten próg, i dla kolejnych faktur. Od 1 stycznia 2027 r. także ta grupa ma wejść w obowiązkowy KSeF.
To bardzo ważne, bo w praktyce nie zawsze będzie to wyglądało tak prosto jak: „zarabiasz ponad 10 tys. miesięcznie, więc od razu musisz wystawiać wszystko w KSeF”. Trzeba sprawdzić, czy chodzi o sprzedaż dokumentowaną fakturami objętymi tym obowiązkiem i jak wygląda to u Ciebie miesiąc po miesiącu.
Co z fakturami dla zagranicznych platform?
To kolejny punkt, który często jest błędnie rozumiany.
Faktury dla zagranicznych kontrahentów również mogą podlegać wystawianiu w KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że system służy do wystawiania faktur w rozumieniu polskich przepisów, także na rzecz zagranicznych kontrahentów. Jednocześnie w przypadku zagranicznego odbiorcy sama obecność faktury w KSeF nie załatwia całej sprawy komunikacyjnej. Sprzedawca i nabywca muszą ustalić sposób przekazania faktury poza systemem, na przykład w PDF, a dokument przekazywany poza KSeF powinien być opatrzony odpowiednim kodem weryfikującym QR.
Czyli w praktyce: samo wystawienie faktury w KSeF nie oznacza jeszcze, że zagraniczna platforma automatycznie ją „odbierze” i zaksięguje po swojej stronie. Ten proces trzeba sobie organizacyjnie poukładać.
Co to oznacza w praktyce dla twórcy lub twórczyni internetowej?
Jeżeli rozliczasz przychody z zagranicznej platformy w ramach JDG, od strony praktycznej musisz przygotować nie tylko księgowość, ale cały proces wystawiania i przekazywania faktur.
Najczęściej oznacza to konieczność:
- sprawdzenia, od kiedy dokładnie obejmuje Cię obowiązek KSeF,
- uzyskania dostępu do systemu,
- wybrania sposobu wystawiania faktur,
- zdecydowania, czy robisz to samodzielnie, czy przez biuro rachunkowe,
- ustalenia, jak faktura będzie przekazywana zagranicznej platformie,
- przetestowania całego procesu, zanim pojawi się pierwsza faktura „na żywo”.
To właśnie ten etap najczęściej jest pomijany. Wiele osób zakłada, że „księgowa to ogarnie”, ale żeby biuro rachunkowe mogło realnie działać w KSeF, trzeba nadać odpowiednie uprawnienia. Co więcej, można nadać uprawnienie całemu biuru, bez konieczności nadawania go osobno każdemu pracownikowi.
Jak przygotować się do tego obowiązku krok po kroku?
Najpierw warto ustalić, czy i od kiedy Twoja działalność realnie wchodzi w obowiązkowy KSeF.
Potem trzeba wybrać narzędzie do pracy. Ministerstwo Finansów przewiduje bezpłatne rozwiązania, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma, ale można też korzystać z programów komercyjnych zintegrowanych z systemem.
Kolejny krok to dostęp i uprawnienia. W przypadku JDG dostęp może być uzyskany przez profil zaufany albo podpis kwalifikowany. Następnie można nadać uprawnienia pracownikowi, współpracownikowi albo biuru rachunkowemu do wystawiania faktur i dostępu do dokumentów.
Dopiero później przychodzi etap, o którym mało kto mówi głośno: trzeba ustalić sposób przekazywania faktur zagranicznej platformie. KSeF nie zastępuje tu Twojej komunikacji biznesowej z kontrahentem. Przy zagranicznym odbiorcy faktura nadal musi być przekazana w uzgodniony sposób poza systemem.
Najczęstsze błędy
Najczęstszy błąd brzmi: „jestem zwolniona / zwolniony z VAT, więc KSeF mnie nie dotyczy”.
Drugi częsty błąd to przekonanie, że wystarczy dalej wystawiać zwykły PDF, tak jak dotychczas.
Trzeci: założenie, że skoro faktura jest w KSeF, to zagraniczna platforma sama ją odbierze bez żadnych dodatkowych działań.
I czwarty: odkładanie przygotowania dostępu i uprawnień do ostatniej chwili, mimo że cały proces trzeba wcześniej przetestować organizacyjnie i technicznie.
Od czego najlepiej zacząć?
Najrozsądniej zacząć od analizy własnego modelu rozliczeń.
Trzeba sprawdzić, komu dokładnie wystawiasz faktury, kiedy powstaje obowiązek ich wystawienia, czy korzystasz ze zwolnienia z VAT, jak wygląda miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami oraz kto technicznie będzie obsługiwał KSeF po Twojej stronie.
Dopiero po takiej analizie można bezpiecznie ustawić cały proces: dostęp, uprawnienia, sposób fakturowania i sposób przekazywania faktur zagranicznej platformie. To właśnie pozwala uniknąć chaosu, błędów i nerwowego działania na ostatnią chwilę.
Potrzebujesz pomocy z KSeF przy rozliczeniach z OnlyFans lub innych platform?
Jeżeli prowadzisz JDG i zarabiasz na zagranicznych platformach, warto sprawdzić to wcześniej, zanim obowiązek zacznie działać w praktyce w Twojej firmie.
Pomagam w:
- analizie, czy i od kiedy dotyczy Cię KSeF,
- ustaleniu, jak wygląda obowiązek przy zagranicznym kontrahencie,
- uporządkowaniu procesu wystawiania faktur,
- przygotowaniu współpracy z biurem rachunkowym,
- wdrożeniu prostego modelu działania, który da się stosować na co dzień.
